Exportbestand van Magister inlezen in Aura Online

  1. Kies Aura UitleenAdministratie | Bestandsbeheer | Lenersgegevens importeren | Magister import
  2. U ziet het scherm Magister bestand importeren
  3. Klik op de knop Bladeren en zoek het exportbestand van Magister op
  4. Klik op de knop Upload
    In de tabel in het midden van het scherm ziet u een voorbeeld van hoe de leners worden ingelezen.
  5. Controleer of er voorloopnullen moeten worden verwijderd.
  6. Geef aan of bij alle in te lezen leners het veld Vestiging moet worden ingevuld met een bepaalde waarde.
  7. Geef aan of het e-mailadres van bestaande leners wel/niet moet worden overschreven.
  8. Klik op de knop Voorcontrole
    Aura laat zien hoeveel nieuwe leners zullen worden geïmporteerd en hoeveel leners worden bijgewerkt (alle leners die al in Aura staan en ook weer worden ingelezen worden geteld als ‘bijgewerkt’, ook als er geen adreswijzigingen e.d. zijn). 

  9. In bovenstaand voorbeeld zullen 986 nieuwe leners worden toegevoegd aan het lenersbestand in Aura. Geen enkele van de in te lezen leners staat al in het lenersbestand van Aura (want Bij importeren worden 0 bestaande leners bijgewerkt).
    Het is niet waarschijnlijk dat er zoveel nieuwe leners zijn. In het inleesbestand staan geen voorloopnullen voor de lenerscode (zie kolom lenerscode). Als in het lenersbestand van Aura wel voorloopnullen staan, dan worden alle leners in het inleesbestand gezien als nieuwe leners. 
  10. Controleer in het lenerbestand van Aura of er voorloopnullen voor de lenerscode staan. 
  11. Als dat zo is dan moet in bovenstaand voorbeeld een bestand met voorloopnullen uit Magister geïmporteerd worden
  12. Klik weer op de knop Voorcontrole
  13. Controleer wederom of het aantal nieuwe leners dat zal worden toegevoegd aannemelijk is. Zo ja, klik op de knop Magister bestand inlezen.

Niet ingelezen leners

Nadat u het lenerbestand heeft ingelezen kunt u een lijst opvragen van leners die wel nog in Aura Online staan maar niet in het zojuist ingelezen bestand.

  1. Klik op de knop Lijst van leners in het lenerbestand maar niet ingelezen.

Deze lijst bevat dus leners die zijn vertrokken (verhuisd, geslaagd etc.). Maar …
Het blijkt dat veel klanten (met name de scholen) het inlezen van de leners opsplitst in twee stappen: eerst de leners en vervolgens de docenten. Als u dan de lijst met niet-ingelezen-leners opvraagt dan staan op die lijst de docenten die verhuisd zijn, maar ook alle leerlingen. Daarom toont de lijst alle leners die niet zijn ingelezen in het afgelopen jaar.

Wilt u toch alle niet ingelezen leners zien? Vink dan het vakje Toon alle niet ingelezen lezers aan.

Deze leners kunt u verwijderen uit Aura Online vanuit deze lijst, zie optie C in paragraaf Leners verwijderen.