Lenersgegevens inlezen

Met deze functie kunt u gegevens uit adresbestanden van andere software pakketten (bijvoorbeeld een personeelsbestand of een leerlingenadministratiepakket) inlezen in het Aura lenersbestand. 

De ‘vertaalslag’ wordt gemaakt met behulp van een bestand dat wordt gegenereerd door het voornoemde administratiepakket. Dit bestand noemen we het exportbestand. Het is handig om in deze pakketten een vast uitvoerformaat voor Aura te definiëren. U kunt de lenersgegevens in Aura dan gemakkelijk regelmatig updaten. Voor een overzicht van de lenersgegevens die in Aura worden vastgelegd zie ‘Nieuwe leners handmatig toevoegen’ en figuur 11-1.


Tp
De leerlingadministratiesystemen Magister, SOM, Parnassys en Esis hebben een standaardfunctie om een exportbestand voor Aura Online te maken.


De xml-exportbestanden van Magister en SOM kunnen in Aura worden ingelezen. 

Als u een ander administratiesysteem heeft kunt u de gegevens inlezen via de optie CSV-bestand inlezen.

Wat gebeurt er tijdens het inlezen van lenersgegevens

Tijdens het inlezen van de lenersgegevens worden de gegevens uit de personeels- of leerlingenadministratie vertaald naar het Aura lenersbestand. Als het inlezen voor de eerste keer wordt uitgevoerd, wordt het Aura lenersbestand gevuld met de lenersgegevens. Elke volgende keer dat de lenersgegevens worden ingelezen, worden de volgende wijzigingen doorgevoerd:

-        nieuwe leners worden aan het Aura lenersbestand toegevoegd
-        wijzigingen in (adres/klas)gegevens worden aangebracht
-        indien het veld pasnummer niet in de lay-outdefinitie is opgenomen, wordt dit veld automatisch gevuld met de lenerscode (dit punt geldt alleen voor CSV-bestand inlezen) 

Bij inlezen via Magister of via SOM kunt u ook aangeven of het e-mailadres moet worden overschreven. Er is ook een optie E-mailadressen altijd overschrijven:

Als u de optie E-mailadressen altijd overschrijven aanvinkt dan wordt het email-adres in het Aura bestand overschreven met het e-mailadres uit Magister. 

Dat betekent dat als in Magister/SOM geen e-mailadres staat, dat het e-mailadres in Aura wordt gewist.

Andersom: als u E-mailadressen altijd overschrijven niet aanvinkt dan blijven alle e-mailadressen in Aura behouden maar dan worden ontbrekende e-mailadressen in Aura niet aangevuld met de gegevens uit Magister/SOM.

Bij nieuwe leerlingen wordt altijd het e-mailadres uit Magister overgenomen, onafhankelijk of u E-mailadressen altijd overschrijven aan- of uitvinkt.


Deze wijzigingen vinden plaats aan de hand van de unieke lenerscode, die zowel in het Aura lenersbestand voorkomt als in het externe administratiepakket.

Tijdens het inlezen worden dus geen leners verwijderd. Dit om te voorkomen dat leners, die nog iets hebben geleend, of nog een boete moeten betalen uit het bestand worden verwijderd. U kunt leners wel zelf handmatig verwijderen (zie ‘Leners verwijderen’). U kunt dit doen met behulp van de lijst die Aura genereert tijdens het inlezen. 

U kunt lenergegevens inlezen via