Raadplegen bestanden

U kunt de volgende gegevens raadplegen:

Uitleenbestand
Een overzicht van alle titels die op dit moment zijn uitgeleend, met de namen van de leners, uitleen- en retourdata en ook de rappeldata.

(De kolommen Rappeldatum en Rappel zijn niet standaard opgenomen, maar kunt u toevoegen m.b.v. de kolomkiezer)

Lenersbestand
Een overzicht van alle naam- en adresgegevens van de leners, met – indien geüpload – een pasfoto.

Reserveringsbestand
Een overzicht van alle gereserveerde titels, met de namen van de reserveerders, reserveerdatum en of de gereserveerde titel al is ingenomen en apart gelegd.


Historisch bestand
Een overzicht van alle titels die ooit zijn uitgeleend èn weer ingenomen of verlengd, met de namen van de leners, uitleen-, retour- en werkelijke inleverdatum, aantal dagen te laat en het corresponderende boetebedrag. 


In de kolom IV ziet u of het gaat om een inname of verlenging:
I = Ingeleverd 
V= Verlengd (aan de balie in de mediatheek)
A = Verlengd via Mijn AuraSpace
P = Verlengd via de Aura Library App

T p 
Het historisch bestand wordt standaard weergegeven met uitsluitend de gegevens van het afgelopen jaar. Wilt u verder terugkijken? Verander dan de Vanaf datum onderin de tabel en klik op de knop Maak lijst.


Ontvangen boete en ontvangen kosten
Hier kunt u opvragen hoeveel boete/kosten u – over een op te geven periode – heeft ontvangen. De kosten worden per kostenplaats uitgesplitst. 


T p 
Zie ook bestandsbeheer Kosten voor een overzicht van betaalde en niet betaalde kosten.


Acties
Een overzicht van alle handelingen die zijn uitgevoerd in de Uitleen Administratie door u en andere beheerders van Aura Online:

Uitlenen, innemen, verlengen, (blok)reserveren en uitgevoerde rappelacties.

Rappelbrieven
Bij het versturen van rappelbrieven wordt elke brief als pdf opgeslagen. Deze pdf’s kunt u inzien en nalezen. Het maakt niet uit of u de rappelbrieven per e-mail heeft verstuurd of dat u ze hebt afgedrukt op de printer. De pdf wordt altijd aangemaakt en opgeslagen:

          1. Kies Aura UitleenAdministratie | Raadplegen | Rappelbrieven. 
          2. Klik in de laatste kolom op het pdf-icoontje om de rappelbrief te openen.

In de kolom Rappel kunt u zien welk type rappel is verstuurd:

                       1                =         Rappelbrief 1

                       2                =        Rappelbrief 2

                       3                =        Rappelbrief 3

                       L / 9        =        Laatste Rappel

                       A                =        Alle te late materiaal

                       I                =        Alle uitgeleende materiaal                

                       F                =        Openstaande boete/kosten

                       G                =        Alle openstaande boete/kosten

                       P                  =        Pre-rappel/bijna te laat

De rappelbrieven (d.w.z. de pdf’s) worden 3 maanden bewaard. Daarna worden ze automatisch van de server verwijderd.

       

Blokreserveringsbestand
Een overzicht van alle exemplaren met een blokreservering, met de namen van de reserveerders en de periode waarvoor het exemplaar is gereserveerd.


Bestandsinformatie
Een overzicht van het aantal records in de verschillende bestanden. U kunt zo bijvoorbeeld in één keer zien hoeveel titels er op dit moment zijn uitgeleend of gereserveerd, of hoeveel titels er in totaal ooit zijn uitgeleend (historisch bestand). Voor een correcte weergave van de aantallen dient u de bestanden eerst op te schonen (zie ‘Bestanden opschonen’).


Via de optie Raadplegen is veel informatie beschikbaar, zeker als de sorteer-, groepeer- en filteropties worden ingezet. Hieronder twee voorbeelden:


Zie ‘Keuzelijsten’ voor een toelichting op het afdrukken van bovenstaande overzichten en voor een uitgebreide toelichting op alle mogelijkheden om de tabellen efficiënt te gebruiken..