Vragen bij het versturen van rappelbrieven
Welk e-mailadres?
De rappel e-mail wordt verstuurd naar het e-mailadres dat is ingevuld bij Lenersbeheer en naar het e-mailadres dat de lener heeft ingevuld in zijn account van Mijn AuraSpace. Zijn beide adressen exact gelijk, dan ontvangt met de rappelmail slechts 1 keer.
|
T Wij raden aan om leerlingen bij het maken van een account voor Mijn Aura Space en Aura Library app hun privé-mailadres te laten gebruiken. Op die manier ontvangt met de mail zowel op het schoolmailadres (vanuit lenersbeheer) als privé. |
Als er bij Lenersbeheer geen e-mailadres is ingevuld wordt er geen rappel e-mail verstuurd. Dus ook niet naar het mailadres in Mijn Aura Space.
Bij Lenersbeheer kunt u een extra e-mailadres invullen. Ook is het mogelijk om via CSV import een extra e-mailadres te importeren. Per rappel kunt u aangeven of er een CC naar een tweede e-mailadres moet (voor scholen is dat meestal het e-mailadres van de ouders). Het is NIET mogelijk om alleen een mail naar het extra adres te sturen. Minimaal wordt de rappel altijd naar het hoofd-e-mailadres gestuurd (de leerling).
Het gebruik van een samengesteld e-mailadres is ook mogelijk bij het verzenden van rappels. Als in het lenersbestand bij Tweede e-mailadres bijvoorbeeld vader@mail.nl;moeder@mail.nl staat, plus u hebt bij het rappelleren de optie “Cc naar extra e-mailadres” aangevinkt, dan wordt de rappel naar beide adressen verstuurd en naar het e-mailadres van de leerling.
Niet alle leners hebben een e-mailadres, wat nu?
Als niet alle leners een e-mailadres hebben dan kunt u de andere leners toch per e-mail rappelleren:
- Rappelleer leners per e-mail op de gebruikelijke manier, zie ‘Rappel verzenden’.
- Sluit de actie af met ‘Definitief bijwerken’
- De leners zonder e-mailadres hebben nu nog geen brief/mail gehad. Deze leners kunt u nu rappelleren door de rappelactie nogmaals uit te voeren en te kiezen voor Rappelbrief afdrukken (i.p.v. Rappelbrief per e-mail), zie ‘Rappel verzenden’.
Rappelbrieven inzien
Wilt u zien welke brieven u heeft verstuurd?
- Kies Aura UitleenAdministratie | Raadplegen | Rappelbrieven
- Klik in de laatste kolom op het pdf-icoontje om de rappelbrief te openen.
U ziet hier ook welk type brief is verstuurd en wanneer.
Welke klas?
Als een lener een exemplaar geleend heeft in het vorige schooljaar, of voordat de lenersconversie uitgevoerd is, staat in het overzicht deze klas in de kolom klas. Daarnaast is er ook een kolom Huidige klas. De rappelbrief wordt altijd op basis van de huidige klas gegenereerd.
Wat betekent de inhoud van het veld Rappel?
In het Uitleenbestand (kies Aura UitleenAdministratie | Raadplegen | Uitleningen) en in het Rappelbrievenbestand (kies Aura UitleenAdministratie | Raadplegen | Rappelbrieven) en in de UitleenInfo van de lener ziet u of de lener voor een bepaald boek een rappelbrief heeft gehad:
In de kolom Rappeldatum ziet u op welke datum de brief is verstuurd.
In de kolom Rappel ziet u welk type brief is verstuurd.
Deze gegevens worden vastgelegd op het moment dat u bij het rappelleren kiest voor Definitief bijwerken (zie ‘Rappelleren : rappelbrieven versturen’).
Rappel = 0: Er is geen rappelbrief verstuurd
Rappel = 1: Rappelbrief 1 is verstuurd
Rappel = 2: Rappelbrief 2 is verstuurd
Rappel = 3: Rappelbrief 3 is verstuurd*
Rappel = A: Rappelbrief Alle te late materiaal is verstuurd
Rappel = F: Rappelbrief Openstaande boete/kosten is verstuurd
Rappel = G: Rappelbrief Alle openstaande boete/kosten is verstuurd
Rappel = I: Rappelbrief Alle uitgeleende materiaal is verstuurd
Rappel = L: Rappelbrief Laatste Rappel is verstuurd**
Rappel = P: Rappelbrief Bijna te laat is verstuurd
*Als u bij Voorkeursinstellingen heeft ingesteld dat u Rappelbrief 3 wilt blijven versturen dan blijft de inhoud van het veld Rappel toch 3, ook als de lener al meer brieven heeft gehad via Rappelbrief 3.
** Rappel L wordt alleen verstuurd aan leners die minimaal rappelbrief 3 hebben gehad.
Bij Raadplegen – Uitleningen wordt de Laatste Rappel aangegeven met 9.