Wie krijgt wanneer een rappelbrief?

De RappelbriefWizard kijkt in het uitleenbestand naar titels die ‘te laat zijn’: titels waarvan de retourdatum is verstreken. De leners van deze titels komen in principe in aanmerking voor een rappelbrief. Maar iemand die gisteren zijn boeken had moeten inleveren, wilt u misschien niet vandaag al een rappelbrief sturen. U kunt daarom in Aura instellen, hoeveel dagen iemand ‘te laat’ mag zijn voordat hij/zij een rappelbrief krijgt. Hetzelfde geldt voor een herhaalde rappelbrief. Deze wilt u ook niet direct na de vorige versturen.

Het aantal dagen dat moet worden gewacht met het versturen van de rappelbrieven kunt u als volgt instellen:

  1. Kies Systeemonderhoud | Voorkeursinstellingen | Tabblad Rappelleren
  2. Vul het aantal dagen in dat moet worden gewacht
    Het gaat hierbij om openingsdagen. Sluitingsdagen (zoals aangegeven bij de Voorkeursinstellingen | Openingsdagen), vakantie- en feestdagen (zoals aangegeven in de Vakantietabel) worden dus niet meegeteld.


T p

Als u elke week rappelleert en uw bibliotheek is 5 dagen per week geopend, dan kunt u het beste overal 5 (werk)dagen invullen.

Overigens moet eerst Rappelbrief 1 zijn verzonden voordat Aura voor dezelfde persoon en titel Rappelbrief 2 genereert. En net zo moet eerst Rappelbrief 2 verstuurd zijn voordat Rappelbrief 3 aangemaakt wordt.


T p

Als u een overzicht van de te rappelleren titels wilt afdrukken, doe dit dan voordat u de brieven afdrukt. Na het afdrukken van bijvoorbeeld rappelbrief 1, wordt intern de teller in het veld Rappel immers opgehoogd. Als u daarna een overzicht wilt afdrukken, zijn er geen leners meer die voor het eerste rappel in aanmerking komen.

Extra kosten voor versturen van een rappelbrief

U kunt leners die een rappelbrief krijgen, de kosten voor het versturen van de rappelbrief in rekening brengen. De hoogte van dit bedrag kunt u invullen bij de Voorkeursinstellingen (zie 'Voorkeursinstellingen Tabblad Rappelleren’ ). Dit bedrag wordt als Kostenplaats geboekt in het bestand Kosten.

Let op: Deze extra kosten worden pas in het bestand Kosten bij geschreven op het moment dat u opdracht geeft om de rappelactie ‘Definitief te verwerken’. 

Dat is dus nádat de brieven zijn verstuurd/afgedrukt.


T p

Vermeld deze extra kosten specifiek in de tekst van uw rappelbrief!

 

Rappelbrief 3 blijven versturen?

Als leners na ontvangst van Rappelbrief 3 het geleende materiaal nog steeds niet terugbrengen kunt u:

•         Deze leners Rappelbrief 3 slechts één maal toesturen.
Een lener die rappelbrief 3 heeft ontvangen, wordt daarna niet steeds weer opnieuw aangeschreven.
Kies Systeemonderhoud | Voorkeursinstellingen | Tabblad Rappelleren zorg dat  ‘Rappelbrief 3 herhaald versturen’ niet is aangevinkt.

•         Deze leners Rappelbrief 3 blijven toesturen.
Elke keer als u rappel 3 ‘draait’ worden deze leners steeds weer opnieuw aangeschreven. Intern wordt het tellertje in het veld Rappel wel verhoogd naar 4 en daarna naar 5 en vervolgens naar 6.
Kies Systeemonderhoud | Voorkeursinstellingen | Tabblad Rappelleren  zorg dat ‘Rappelbrief 3 herhaald versturen’ is aangevinkt.

•         Deze leners de ‘Laatste Rappelbrief’ toesturen.
Zie hieronder voor een nadere toelichting.