Tabblad Rappelleren

Verzendtermijn voor rappelbrieven
In dit scherm kunt u instellen hoeveel dagen een boek ‘te laat’ mag zijn voordat er een rappelbrief voor wordt aangemaakt. Zie ‘Wie krijgt wanneer een rappelbrief?’ in de paragraaf Rappel verzenden voor een nadere toelichting.

Figuur 18-2: Scherm voor het vastleggen van de voorkeursinstellingen m.b.t. het versturen van rappelbrieven.

Verzendkosten voor verzenden rappelbrief
U kunt de hoogte van extra kosten voor het versturen van de rappelbrief instellen. Dit bedrag wordt na het rappelleren verwerkt in de tabel Kosten (zie ‘Kosten’).
Let op: Deze extra kosten worden pas bij de Kostenplaats Rappelkosten van de lener opgeteld op het moment dat u opdracht geeft om de rappelactie definitief bij te werken. Dat is dus nádat de rappelmails/-brieven zijn verstuurd/afgedrukt. Als u deze extra kosten ook specifiek in uw rappelbrief vermeldt, voorkomt u onnodige discussies met uw leners.

Zorgt u er ook voor dat er een kostenpost beschikbaar is waaronder de rappelkosten opgenomen kunnen worden (zie (Kostenplaatsen)

Rappelbrief 3 herhaald versturen
U kunt hier aangegeven of Rappelbrief 3 steeds weer opnieuw moet worden verstuurd of dat Rappelbrief 3 slechts één maal moet worden verstuurd. Als u kiest voor de eerste optie dan wordt bij rappelactie 3 intern in het veld ‘Rappel’ ook doorgenummerd van 3 naar 4 naar 5 naar maximaal 8. Bij Aura UitleenAdministratie Raadplegen – Rappelbrieven kunt u zien hoeveel keer iemand rappel 3 ontvangen heeft. (zie ook ‘Rappel verzenden’).

Lener op Attentielijst plaatsen na rappel Openstaande boete
Leners die niets meer hebben geleend, maar wel nog boete moeten betalen kunt u een rappelbrief sturen. U kunt er hier voor kiezen dat deze leners ook meteen op de Attentielijst moeten worden geplaatst.
Als de lener de openstaande boete heeft betaald, dient u de lener handmatig van de Attentielijst af te halen.

Automatisch prerappel push naar app versturen

Staat het vakje "Automatisch prerappel push naar app versturen" aangevinkt dan ontvangen alle app gebruikers daags voor het verstrijken van de retourdatum geheel automatisch een push bericht.

Lener automatisch op Attentielijst plaatsen na rappel …
Leners die na diverse rappels het materiaal nog steeds niet hebben ingeleverd, kunnen nu automatisch op de Attentielijst worden geplaatst. U bepaalt hier na hoeveel rappelbrieven dit moet gebeuren.
Als de lener de boeken weer heeft ingeleverd of verlengd, dient u de lener handmatig van de Attentielijst af te halen.

Aantal (werk)dagen bijna te laat voor pre-rappel
Leners die bijna te laat zijn met het inleveren van hun boeken, kunt u een e-mail of brief sturen om hen hieraan te herinneren. Hier stelt u in hoeveel dagen van te voren een lener deze herinneringsmail moet krijgen. Zie ook ‘Bijna te laat brieven versturen’.

Als u niet zeker bent van de juiste instellingen voor het Rappelleren laat dan de standaardinstellingen gewoon staan (zie figuur 18-2) en probeer hoe dat voor u werkt. Met deze instellingen gaan we ervan uit dat u elke week op een vaste dag (bijvoorbeeld elke woensdag) rappel 1, 2 en 3 verstuurd en maandag, woensdag en vrijdag voor de bijna te laat rappel.