Een nieuw exemplaar toevoegen

Er is een groot verschil tussen het toevoegen van een nieuwe titel en het toevoegen van een extra exemplaar aan een reeds bestaande titel. 

In het eerste geval heeft u een nieuw item voor uw mediatheek, waar u nog geen andere exemplaren van heeft. U neemt deze titel op via ‘Nieuw document toevoegen’ zie Nieuwe materialen opnemen in de Catalogus.

In het tweede geval heeft u een tweede exemplaar van bijvoorbeeld een veelgelezen boek. Extra exemplaren van een reeds bestaande titel worden in Aura toegevoegd aan de reeds bestaande titelbeschrijving. (Dit is ook belangrijk voor het in een keer kunnen reserveren van alle exemplaren van een titel.)

U doet dit als volgt:


  1. Kies Aura Catalogusbeheer | Documentbeheer | Wijzig
    U ziet de keuzelijst van de catalogus.
  2. Zoek de titel waaraan u een extra exemplaar wilt toevoegen op en klik op de knop Selecteer.
    Aura vult alle gegevens van de geselecteerde titel in
  3. Klik op de knop Exemplaarbeheer
  4. Klik op de knop Nieuw Exemplaar op de knoppenbalk 
  5. De dialoogbox ‘Nieuw Exemplaar’ wordt geopend en Aura vraagt of u de gegevens van exemplaar X wilt kopiëren. Dit is handig als het nieuwe exemplaar (bijna) gelijk is aan een vorig exemplaar. U hoeft de gegevens dan niet weer (allemaal) opnieuw in te toetsen. 
  6. Klik op de knop Ja*
    De gegevens van exemplaar X worden gekopieerd. Aura genereert natuurlijk wel een nieuw exemplaarnummer en ook de barcode wordt voor u ingevuld**. 
  7. Wijzig eventueel nog enkele gegevens (editie, jaar van uitgave) als het exemplaar niet helemaal gelijk is aan het vorige.
  8. Klik op de knop Opslaan 
  9. *   Als u kiest voor Nee (niet kopiëren) vult Aura het eerst volgende exemplaarnummer in en blijven de overige velden leeg (behalve het barcodeveld), zodat u ze zelf kunt invullen.
  10. ** Het gegenereerde exemplaarnummer en de barcode kunt u eventueel nog naar eigen inzicht aanpassen (wel eerst opslaan voordat u wijzigingen aanbrengt). Uiteraard controleert Aura dan of de ingevulde nummers uniek zijn. 


Tp 
Aura kopieert de exemplaargegevens van het exemplaar waar de cursor op staat op het moment dat u op de knop Nieuw klikt.

Veel exemplaren tegelijk toevoegen

Als u van een bepaalde titel veel (dezelfde) exemplaren heeft, kunt deze in één handeling toevoegen:

  1. Klik op de knop Maak reeks Exemplaren
  2. Vul de gevraagde exemplaarnummers in (van … t/m …)
  3. Geef aan of u de gegevens van het actuele exemplaar wilt kopiëren
  4. Klik op de knop Opslaan
    Alle opgegeven exemplaren worden nu toegevoegd

Tp 
Aura kopieert de exemplaargegevens van het exemplaar waarop de cursor staat op het moment dat u op de knop Maak reeks Exemplaren klikt.